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Die meisten Menschen heben wichtige Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum hinweg auf. Dies geschieht meist nicht, weil man um die Pflicht zur Aufbewahrung weiß, sondern aus einem natürlichen Sicherheitsbedürfnis heraus. Es gibt aber tatsächlich Aufbewahrungsfristen für bestimmte Unterlagen, unabhängig davon, ob es sich um private oder geschäftliche Papiere handelt.
Inhaltsverzeichnis:
Rechtsgrundlagen für den geschäftlichen Bereich sind die §§ 238 und 257 Handelsgesetzbuch (HGB) sowie § 147 Abgabenordnung (AO). Die private Aufbewahrungspflicht wird in § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt.
Aufbewahrungsfristen im privaten Bereich
Nicht nur Unternehmer haben eine Aufbewahrungspflicht, sondern auch Privatpersonen müssen vom Gesetzgeber vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen beachten. Diese gelten vor allem für Belege und Rechnungen, die sich auf steuerpflichtige Leistungen beziehen. Eigenheimbesitzer müssen beispielsweise die folgenden Unterlagen zwei Jahre aufbewahren:
- Belege über handwerkliche Arbeiten an Haus oder Grundstück
- Rechnungen bezüglich planerischer oder baulicher Leistungen
- Belege für Reinigungsarbeiten
- Rechnungen über Instandhaltungsmaßnahmen
- Belege über Arbeiten im Bereich der Außenanlagen
Neben der zweijährigen Aufbewahrungsfrist gibt es aber auch Unterlagen, die man länger aufbewahren muss. So müssen Bankunterlagen (etwa Kontoauszüge) von Privatpersonen drei Jahre lang aufbewahrt werden. Insgesamt fünf Jahre sollten Belege und Rechnungen aufbewahrt werden, die sich auf Handwerker-Leistungen beziehen, für die eine Gewährleistung besteht.
- Es gibt zwar keine vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen, aber ärztliche Unterlagen sowie Dokumente aus dem Bereich der Rentenversicherung sollten lebenslang aufgehoben werden.
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Aufbewahrungsfristen für Unternehmen
Wer selbstständig ist beziehungsweise ein Unternehmen führt, der muss sich an weitaus mehr Aufbewahrungsfristen halten, als eine Privatperson. Die Regelungen zur Aufbewahrung betreffen alle Unternehmen mit einem jährlichen Umsatz von mehr als 500.000 Euro sowie einem Gewinn von über 50.000 Euro jährlich. Wer in diese Kategorie fällt, der muss folgende Aufbewahrungsfristen beachten:
- 10 Jahre Aufbewahrungspflicht für Buchhaltungsunterlagen (auch als digitale Dateien), Lohnunterlagen (Lohnlisten, Jahresabschlüsse, Lohnsteuerunterlagen), Buchungsbelege (Kontoauszüge, Steuerbescheide mit Bestandskraft, Warenbestandsaufzeichnungen, Quittungen, Aktennotizen), Bilanzen (vor allem Jahresbilanzen)
- 6 Jahre Aufbewahrungspflicht besteht für Arbeitszeitlisten, Fahrtenbücher, Freistellungsbescheinigungen, Abrechnungen bezüglich Reisekosten (etwa BahnCard, Flugtickets, Benzinrechnungen) sowie für Preislisten, Businesspläne, unternehmensinterne Unterlagen, Angebotsschreiben (ohne abgeschlossenen Vertrag)
- 3 Jahre müssen alle Unterlagen aufbewahrt werden, die arbeitsrechtlichen Inhalt haben (also etwa Arbeitszeugnisse, Abmahnungen und ähnliches)
- 30 Jahre Aufbewahrungspflicht besteht für gerichtliche beziehungsweise anwaltliche Unterlagen (Gerichtsurteile, Mahnbescheide, Prozessakten) sowie für Dokumente mit Bezug zur Rente und Altersvorsorge (Arbeite- und Dienstverträge, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsunterlagen)
Vorteile der Aufbewahrungsfristen
Natürlich ist die Aufbewahrung von Unterlagen immer mit etwas Aufwand verbunden. Allerdings lohnt es sich, wichtige Dokumente über einen längeren Zeitraum hinweg aufzuheben. Auf diese Weise hat man immer einen Nachweis, dass man Rechnungen bezahlt, steuerliche Vorgaben erfüllt und so seinen Zahlungsverpflichtungen gegenüber Geschäftspartnern, Zulieferern oder Kunden nachgekommen ist.
Gerade als Unternehmer sollte man seine Pflicht zur Aufbewahrung ernst nehmen, denn die Finanzbehörden können Außenprüfungen (auch Betriebsprüfung genannt) auch für zurückliegende Zeitraume anordnen, für die solche Unterlagen benötigt werden.
Den gleichen Vorteil bieten Aufbewahrungsfristen auch Privatpersonen. Wer Kaufbelege oder Rechnungen über eine gewisse Zeit aufbewahrt, läuft weniger Gefahr, dass ein Händler die Begleichung einer Rechnung ein zweites Mal einfordern kann. Zudem helfen aufbewahrte Unterlagen beispielsweise dabei, sich gegen Baumängel beim Hausbau oder sonstige unsachgemäß ausgeführte Dienstleistungen zu wehren.
Quellen
- Bundesministerium der Justiz: Handelsgesetzbuch (HGB) § 238 »
- Bundesministerium der Justiz: Handelsgesetzbuch (HGB) § 257 »
- Bundesministerium der Justiz: Abgabenordnung (AO) §147 »
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